Chia sẻ kỹ năng viết báo cáo đơn giản, chuyên nghiệp

Nắm được kỹ năng viết báo cáo công việc, báo cáo môn học hay khóa luận tốt nghiệp sẽ giúp nhân viên, sinh viên ghi điểm trong mắt cấp trên hoặc giảng viên, hội đồng chấm thi. Dưới đây bài viết sẽ giúp bạn thuộc lòng các bước để có thể viết được bản báo cáo hoàn chỉnh nhất.

Kỹ năng viết báo cáo là gì? Tại sao cần có kỹ năng viết báo cáo?

Báo cáo hiểu đơn giản là một loại văn bản để trình bày sự việc, kết quả hoạt động, nghiên cứu, học tập, làm việc của một cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Người đọc báo cáo sẽ dựa vào các thông tin được cung cấp để đánh giá được năng lực, trình độ, kết quả học tập, làm việc của cá nhân, tổ chức… và có thể đưa ra phương hướng xử lý nếu kết quả chưa tốt.

Kỹ năng viết báo cáo là kỹ năng quan trọng mà bất cứ sinh viên hay nhân viên văn phòng nào cũng cần thành thạo. Kỹ năng này đòi hỏi người viết cần có khả năng trình bày các vấn đề một cách logic, khách quan và dễ hiểu, tổng hợp những thông tin quan trọng mà được cấp trên, giảng viên, thầy cô yêu cầu. Bài thu hoạch kỹ năng viết báo cáo sẽ phần nào đánh giá được năng lực, trình độ, thái độ của người viết.

Lý do mỗi người cần nắm chắc kỹ năng viết báo cáo là bởi:

• Đối với người lao động, nhân viên văn phòng: kỹ năng viết báo cáo tốt sẽ giúp họ trình bày được đầy đủ nội dung cần thiết của một bản báo cáo hoàn chỉnh, không thiếu sót thông tin. Dựa trên bản báo cáo này, cấp trên sẽ biết được hiệu quả làm việc trong tuần/tháng/quý/năm của họ đạt hay chưa, có chế độ thưởng phạt hợp lý.
• Đối với sinh viên, kỹ năng viết báo cáo sẽ giúp họ có thể trình bày các bài tập thực hành, môn học, thực tập một cách trơn tru và suôn sẻ, đủ các hạng mục giảng viên yêu cầu, đạt điểm cao, thành tích tốt trong học tập.

Làm thế nào để viết một bài báo cáo thành công?

Để có thể viết được bản báo cáo thành công, khoa học, bạn cần nắm chắc quy trình viết báo cáo.

Tóm tắt nội dung chính ở mục lục

Một bản báo cáo công việc hay báo cáo thực tập, môn học dài thì mọi người cần điểm các nội dung chính ở mục lục, ghi số trang cụ thể nhất quán để người đọc có thể nắm được nhanh chóng kết cấu của văn bản, tìm các phần đọc một cách nhanh chóng, tốn ít thời gian. Với báo cáo thì trường hợp người viết tham khảo nguồn tư liệu ở đâu để đưa ra các số liệu và dẫn chứng cũng cần cung cấp đầy đủ ở phụ lục cuối cùng của bản báo cáo.

Hãy tập trung vào mục tiêu

Muốn có bản báo cáo tốt thì bước đầu tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu của báo cáo là gì và bạn viết nó cho ai. Việc này giúp người viết xác định trọng tâm nội dung viết và không bị lan man sang các vấn đề khác.

Lập kế hoạch chi tiết trước khi viết

Hãy đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin và thực hiện những nghiên cứu, phỏng vấn cần thiết để giúp bản báo cáo của mình được hoàn chỉnh và chính xác, rõ ràng. Bạn sẽ quyết định cấu trúc bản báo cáo của mình gồm các đầu mục nào, thông tin sắp xếp trình tự ra sao… Trước tiên hãy ghi chép ra giấy hoặc máy tính tất cả những điều bạn muốn viết, việc này giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng, từ đó mới dựa vào những ý này để triển khai báo cáo được nhanh chóng và chính xác nhất có thể.

Sử dụng bố cục rõ ràng

Trong các báo cáo công việc, học tập thì người viết cần đảm bảo bố cục được khoa học. Để làm được điều này, người viết sẽ cần sử dụng các tiêu đề chính phụ để chia văn bản, ngoài ra hãy đánh các số, ký hiệu nhất quán. Ví dụ: Mục 1 sẽ gồm tiểu mục 1, 2, 3 hoặc tiểu mục 1.1, 1.2, 1.3… Nhớ căn lề đầy đủ để dễ theo dõi và đọc thông tin. Trong một đoạn văn bản cũng nên có cấu trúc tốt. Thông thường câu đầu tiên là câu chủ đề khái quát nội dung toàn đoạn. Các câu tiếp theo là sự giải thích, phân tích, mở rộng về nội dung vừa nêu trên. Câu cuối cùng sẽ đưa ra kết luận ý tưởng.

Viết câu ngắn gọn

Kỹ năng viết báo cáo tốt là chúng ta nên sử dụng những câu viết ngắn gọn, cô đọng và súc tích. Không nên dùng câu ghép, câu phức với nhiều vế khác nhau sẽ khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi và khó chịu. Độ dài 1 câu lý tưởng nhất nên dao động trong khoảng 15 – 20 từ.

Đọc lại và chỉnh sửa

Đây là khâu cực kỳ quan trọng khi viết báo cáo công việc, báo cáo thực tập, báo cáo môn học. Mỗi người cần đọc ít nhất 2 – 3 lần trước khi được giao cho cấp trên, giảng viên để nhằm mục đích soát những lỗi sai về diễn đạt, chính tả, hình thức trình bày (căn lề, phông chữ, màu chữ, dấu câu…), kiểm tra các thông tin có đảm bảo chính xác không.

Hướng dẫn viết báo cáo chi tiết cho sinh viên

Viết viết cáo đối với các sinh viên là điều thường xuyên diễn ra đối với các môn học, bài thu hoạch, thực tập, khóa luận. Kỹ năng viết báo cáo tốt sẽ giúp sinh viên ghi điểm tốt trong mắt giảng viên và đạt được kết quả cao. Trong bản báo cáo ngoài việc cung cấp đầy đủ các kiến thức, tri thức được yêu cầu thì các đầu mục, hình thức trình bày, diễn đạt đều phải đạt chuẩn.

Cách viết báo cáo môn học

Báo cáo môn học thực chất là tổng hợp các nội dung thông tin kiến thức mình đã học trong suốt thời gian qua. Viết báo cáo môn học sẽ cần có các thông tin:

• Phần mở đầu
• Nội dung kiến thức đã được học trong môn học đó
• Đánh giá về nội dung kiến thức môn học và mức độ tiếp nhận của bản thân
• Áp dụng kiến thức môn học vào thực tiễn
• Kết luận

So với báo cáo thu hoạch hay báo cáo thực tập thì dung lượng độ dài của bản báo cáo môn học sẽ ngắn gọn, cô đọng hơn.

Cách viết báo cáo thu hoạch

Báo cáo thu hoạch là bản tổng kết, tự đánh giá bản thân về những gì đạt được, học được sau một buổi học, chuyến đi hoặc tham gia sự kiện nào đó. Các giảng viên yêu cầu viết bản thu hoạch nhằm mục đích giúp sinh viên có thể ngẫm nghĩ và nhìn nhận lại các thông tin, kiến thức mình đã thu hoạch để đánh giá khả năng tiếp nhận và chú ý của sinh viên.

Cách viết báo cáo thu hoạch thường có những nội dung chính:

• Mở đầu báo cáo bản thu hoạch
• Nội dung thu hoạch đạt được sau chuyến đi/khóa học
• Kết quả đạt được sau buổi thu hoạch
• Kết luận

Các thông tin trong báo cáo thu hoạch phải mang tính thực tiễn và sinh viên cần nhấn mạnh được các trải nghiệm, suy nghĩ của mình, đề xuất những giải pháp tốt hơn nếu có. Hình thức của bản báo cáo cần mạch lạc, rõ ràng, tuân thủ theo những quy tắc trình bày nội dung của một bản báo cáo hoàn chỉnh.

Cách viết báo cáo thực tập

Thường các sinh viên năm 3 hoặc năm cuối sẽ đến các công ty chuyên nghiệp để thực tập, học hỏi môi trường làm việc để rèn luyện bản thân. Sau kết thúc kỳ thực tập, nhiệm vụ của sinh viên là phải viết báo cáo thực tập. Tuy nhiên trên thực tế không phải ai cũng nắm được kỹ năng viết báo cáo thực tập chuẩn.

Nội dung cơ bản cần có trong báo cáo thực tập:

Chương I: Tổng quan về đơn vị thực tập

Thông tin đầu tiên cần có trong bản báo cáo thực tập đó là bạn cần giới thiệu khái quát về địa điểm bạn đến thực tập. Bao gồm các thông tin như: Tên công ty, địa chỉ, lịch sử ra đời và hoạt động của đơn vị, cơ cấu tổ chức, bộ máy của công ty, quy mô doanh nghiệp…)

Chương II: Cơ sở lý thuyết

Ở chương này, sinh viên sẽ tóm gọn những nội dung kiến thức lý thuyết đã được học tại trường, nhấn mạnh mình đã áp dụng chúng như thế nào khi đi thực tập ở các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Thông thường phần này bị khá nhiều sinh viên bỏ qua. Thiếu nội dung phần này người viết không đưa ra được cơ sở lý thuyết tốt và bản báo cáo sẽ thiếu đi sự tin cậy.

Chương III: Các nội dung nghiên cứu, học tập tại đơn vị thực tập.

Nội dung chương này sẽ tập trung nói về những công việc và nhiệm vụ mà bạn được giao ở môi trường thực tập. Cách thức, quy trình làm việc, kết quả nghiên cứu đạt được sau thời gian thực tập.

Chương IV: Áp dụng trên thực tế công việc

Chương này sinh viên cần phải tiến hành tổng hợp, phân tích những đầu việc mình làm, áp dụng một cách chi tiết cách thức thực hiện, đánh giá mức độ hiệu quả… Ví dụ bạn là sinh viên báo chí thực tập ở các Cơ quan báo chí thì nên dẫn chứng ra những bài báo bạn viết và được đăng tải.

Chương V: Kết luận và kiến nghị

Mục này sinh viên cần đảm bảo đưa ra kết luận xác đáng và có cơ sở. Họ sẽ cần đề xuất những kiến nghị họ cho là cần thiết để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng trong doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo:

Sinh viên cần liệt kê các bài báo, thống kê, tác giả, tạp chí… nguồn thông tin dẫn chứng trong bài. Các tài liệu sẽ được liệt kê theo thứ tự chữ cái.

Hướng dẫn viết báo cáo chuẩn cho nhân viên văn phòng

Cách viết báo cáo cho nhân viên văn phòng không quá phức tạp, chỉ cần trang bị một số kỹ năng cơ bản là bạn đã có thể hoàn thiện dễ dàng và ghi điểm với cấp trên của mình.

Các kỹ năng báo cáo công việc cần nắm vững

Nắm được một số kỹ năng viết báo cáo công việc sau đây sẽ giúp nhân viên hoàn thiện bản báo cáo đầy đủ, đúng yêu cầu:

• Kỹ năng xác định mục đích báo cáo: Nhân viên cần hiểu rõ được mục đích của bản báo cáo đó là gì, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu báo cáo công việc riêng để nhân viên hoàn thiện,
• Kỹ năng xây dựng đề cương chi tiết cho bản báo cáo: Việc này giúp bạn có thể cung cấp các thông tin quan trọng, tránh bỏ sót. Hãy chú ý xây dựng các đầu mục logic và khoa học để người xem dễ đọc, dễ hiểu.
• Kỹ năng phân tích đánh giá: Bạn cần có khả năng phân tích và đánh giá công việc mình thực hiện một cách khách quan. Tìm ra những nguyên nhân khiến công việc chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng hiệu quả chưa tốt.
• Kỹ năng đề xuất giải pháp: Sau khi đã báo cáo công việc đã và chưa thực hiện được, cá nhân nhân viên cần đưa ra được những giải pháp điều chỉnh để giúp công việc hoàn thành tốt hơn. Các đề xuất này cần cụ thể và có tính khả thi, mang đến lợi ích cho doanh nghiệp.
• Kỹ năng trình bày, diễn đạt: Kỹ năng viết báo cáo cho nhân viên văn phòng đó là cần chú ý diễn đạt câu từ ngắn gọn, dễ hiểu, tránh các lỗi sai về chính tả, lỗi trình bày như phông chữ, giãn cách dòng…

Cách viết bản báo cáo công việc

Cách làm một bản báo cáo công việc sẽ cần tuân thủ theo các kỹ năng viết báo cáo vừa nêu trên, bao gồm xác định nội dung bản báo cáo, xây dựng đề cương báo cáo chi tiết… Cách làm báo cáo công việc hàng ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm cũng có sự khác biệt nhất định.

Cách viết báo cáo công việc theo tuần

Trong bản báo cáo này sẽ có các thông tin như: Tên công ty, quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng năm, tên báo cáo, họ tên – chức vụ – bộ phận làm việc của người làm báo cáo. Các đầu việt thực hiện trong tuần, thuận lợi, khó khăn, kiến nghị, đề xuất, ký tên người làm báo cáo.

Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc theo tuần như sau:

Cách viết báo cáo công việc theo tháng

Về các đầu mục cơ bản sẽ cũng giống như bản báo cáo công việc theo tuần. Chỉ khác là bản báo cáo này sẽ tập hợp những việc mà nhân viên đã thực hiện trong toàn bộ một tháng, khối lượng công việc sẽ lớn hơn. Thông qua bản báo cáo này mà cấp trên sẽ nắm được hiệu suất công việc đạt được ở nhân viên để có hướng điều chỉnh, khen thưởng hoặc xử phạt hợp lý.

Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc theo tháng như sau:

Cách viết báo cáo công việc tổng kết cuối năm

Trong bản báo cáo này, người viết cần nêu những nhiệm vụ và công việc mình đã thực hiện suốt 1 năm qua, hiệu quả đạt được ra sao. Nhiệm vụ nào chưa hoàn thành và hướng khắc phục.

Bạn có thể tham khảo mẫu viết bản báo cáo công việc tổng kết cuối năm như sau:

TÊN CƠ QUAN

Số: ……./BC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

……………, ngày …… tháng …..năm

BÁO CÁO

Tổng kết công tác năm….

và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm….

Mở đầu:

Đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.

Nội dung:

I. Tổng kết công tác năm…

Nêu các kết quả đã làm được.

Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm.

Những bài học kinh nghiệm.

II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm…

Những nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu.

Các biện pháp tổ chức thực hiện.

Các đề nghị lên cấp trên.

III. Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: Tốt, Xuất sắc, Hoàn thành kế hoạch cấp trên giao…

Nơi nhận:

– …………….

– Lưu văn thư

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

(Ký tên, đóng dấu)

Mẫu email báo cáo công việc

Kỹ năng viết báo cáo và gửi bằng email cũng cực kỳ quan trọng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần năm được. Bạn cần có đầy đủ các hạng mục như:

• Tiêu đề mail: Để tránh bị trôi mail thì bạn cần đảm bảo nguyên tắc: ngắn gọn, không quá 10 từ, đặt các từ quan trọng lên đầu, dễ hiểu. Ví dụ “Nguyễn Văn A – Báo cáo công việc ngày…”
• Lời mở đầu: Lời mở đầu email báo cáo công việc lên cấp trên cần đảm bảo trang trọng, chau chuốt về mặt từ ngữ. Một số lời chào nhân viên có thể áp dụng như Kính gửi anh/chị… – chức vụ + tên doanh nghiệp.
• Thân email báo cáo: Trong trường hợp lần đầu gửi email báo cáo, nếu như sếp chưa biết bạn thì bạn cần phải viết một vài dòng ngắn gọn giới thiệu bản thân, lý do gửi email. Tiếp đến hãy trình bày báo cáo cô đọng, súc tích tránh lan man, rườm rà. Nếu bản báo cáo cần sự phê duyệt hoặc giải đáp, góp ý thì bạn nên nhắc nhở cuối thân email báo cáo như “Mong được sự phản hồi từ phía anh/chị…”. Đừng quên đính kèm các file tệp tài liệu liên quan, đặt tên file khoa học để dễ nhận biết phân biệt. Đây là kỹ năng viết báo cáo công việc mà bất cứ nhân viên nào cũng cần nắm vững.
• Phần kết email: Hãy để lại chữ ký trong phần cuối cùng của email. Mẫu chữ ký nên để từ Cảm ơn hoặc Trân trọng… tiếp đến là thông tin tên, chức vụ, số điện thoại, email của bạn.

Lưu ý: Hãy gửi email báo cáo công việc cho cấp trên bằng mail được cấp sẵn từ doanh nghiệp. Trường hợp vấn đề không tiện nói trên email thì nhân viên có thể xin một cuộc hẹn để trao đổi kỹ lưỡng hơn.

Trên đây bài viết đã tổng hợp những kỹ năng viết báo cáo chuẩn nhất cho sinh viên, nhân viên. Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng mà ai cũng cần thành thạo để giúp quá trình học tập và làm việc được suôn sẻ, thuận lợi.

Xem thêm:

• Tham khảo một số nghề tay trái nâng cao thu nhập cho dân văn phòng
• Chia sẻ một số hệ thống phần mềm CRM đơn giản, dễ sử dụng