Hướng Dẫn Tạo Chữ Ký Trên Outlook Đơn Giản

Outlook là một mail server được nhiều người lựa chọn sử dụng. Bởi giao diện tối giản đẹp mắt và dễ sử dụng. Tương tự như Google, Zimbra, người dùng Outlook cũng nên có chữ ký cho riêng mình. Tại sao nên sở hữu chữ ký riêng? Tạo chữ ký trên Outlook như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết này của BKNS. Mời bạn cùng đón đọc!

Dịch vụ mail Outlook

Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí do Microsoft phát hành. Outlook Mail có phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook trên desktop giúp người dùng có thể truy cập và quản lý công việc, email của mình dễ dàng hơn mà không cần vào web.

Outlook thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng email. Ngoài ra, Outlook cũng hỗ trợ các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email (Email Signature) là thông tin được xuất hiện cuối cùng trong phần nội dung email. Thông thường, một chữ ký email cần những nội dung sau:

Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
Tên công ty bạn đang làm việc.
Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.

Tham Khảo Thêm: Công việc của chuyên viên đào tạo là gì ?

Dịch vụ mail Outlook — Chữ ký email là một phần rất quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi mail

Tại sao nên sở hữu chữ ký riêng

Chữ ký mail vô cùng quan trọng. Bất kể người sử dụng là cá nhân hay tổ chức. Bởi chữ ký email riêng có rất nhiều vai trò, cụ thể:

Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn tạo chữ ký trên Outlook

Tương tự như Google, Zimbra hay những nền tảng mail khác, khi sử dụng Outlook bạn cũng cần sở hữu chữ ký cho riêng mình. Sau đây, BKNS sẽ hướng dẫn bạn tạo chữ ký trên Outlook chỉ với 4 bước đơn giản.

Tham Khảo Thêm: Kỹ năng sống là gì?

Bước 1: Đăng nhập vào Outlook.com. Tiếp đó, bạn click vào Home và chọn New Email (Tạo thư mới).

b1: tạo chữ ký mail

Sau khi cick vào New Email bạn sẽ thấy 1 bảng như sau:

tạo chữ ký b2

Bước 2: Chọn Signatures (chữ ký) để xuất hiển tab cấu hình chữ ký.

bước 3

Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.

bước 3

Khi chọn chữ ký mới, bạn nhớ đặt tên cho chữ ký để tránh gây nhầm lẫn

Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký). Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:

Họ tên đầy đủ
Chức vụ
Tên công ty
Số điện thoại
Email
Địa chỉ công ty (nếu cần)
Website và mạng xã hội (nếu có)

Bước 5: Sau khi đã cấu hình chữ ký thành công. Các bạn chọn OK và mở lại new email để thấy kết quả. Ngoài ra, chúng ta có thể tạo nhiều mẫu chữ ký khác nhau sau đó thực hiện lưu lại qua tiêu đề.

tạo chữ ký trên outlook

Kết luận

Chữ ký riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó khẳng định tính chuyên nghiệp và thương hiệu cá nhân của bạn. Do đó bạn nên sở hữu chữ ký cho riêng mình. Trên đây là hướng dẫn tạo chữ ký trên Outlook mà BKNS dành cho bạn. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn.

Tham Khảo Thêm: GAAP là gì? Sự khác biệt giữa GAAP và IFRS

Bên cạnh đó, BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “[email protected]” để được tư vấn. Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!