Email nội bộ là gì? Cách đăng nhập email nội bộ trên Outlook
Các yếu tố tạo email nội bộ chuyên nghiệp
Để xây dựng được một email nội bộ chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo các yếu tố dưới đây:
Đối tượng mục tiêu
Các email nội bộ thường sẽ cần nhắm đến một nhóm đối tượng mục tiêu cố định, cụ thể là nhân viên trong công ty. Mỗi email bạn cần đảm bảo các thông tin sau: Các nhân viên trong công ty muốn biết thông tin gì? Điều gì khiến họ thấy thú vị? Trong một số trường hợp, không cần quá tách biệt rõ ràng nếu doanh nghiệp của bạn lớn và nhiều nhân viên có các quyền lợi khác nhau.
Nội dung liên quan
Tất cả các email đều được phục vụ cho một lợi ích. Bạn nên kết hợp các nội dung với mục tiêu của email, khi đó người đọc có thể cảm nhận được rằng họ đã không tốn thời gian hoặc giảm tương tác với các email tiếp theo.
Định dạng và trình bày
Một định dạng được đánh giá là phù hợp khi nó có thể áp dụng để tạo các bản tin quen thuộc và dễ đọc, dễ hiểu cho tất cả mọi người. Một lưu ý nhỏ là bạn nên thay đổi cách bố trí, trình bày và phong cách của các bản tin. Chúng tôi gợi ý bạn nên sử dụng định dạng theo kiểu mạng lưới, sẽ giúp bạn tiết kiệm được công sức.
Ngữ điệu và phong cách
Tùy vào từng công ty hoặc tổ chức sẽ có giọng điệu và phong cách riêng. Phong cách phù hợp được tạo ra các bản tin hấp dẫn đối với các nhân viên.Ngữ điệu có thể nhẹ nhàng, nghiêm túc hoặc trang trọng. Khi nói về văn hóa doanh nghiệp, email nội bộ là đại diện hữu hình cho văn hóa của công ty đó.
Microsoft Exchange – Xây dựng hệ thống nội bộ
Được xây dựng dựa trên nền tảng Microsoft, Mail Server của Microsoft mang lại cho người dùng rất nhiều tính năng hữu ích. Bởi lẽ đó, chi phí xây dựng của nó lại rất cao.
Nhưng trước tiên, bạn phải có một cấu hình mail server đáng tin và một địa chỉ IP công cộng. Hoặc bạn có thể thuê không gian của máy chủ trong trung tâm dữ liệu.
Tiếp theo bạn cần mua bản quyền từ Microsoft. Chi phí của quá trình trao đổi thư sẽ phụ thuộc vào số Email nội bộ trong doanh nghiệp mà bạn muốn tạo. Với giải pháp này, đòi hỏi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm mới có thể quản lý nó, vì cơ bản là nó rất dễ xảy ra lỗi.
